Safetalk | Caso de sucesso: TRE-TO reduz custos com Google Workspace | Safetec
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A líder do Sucesso do Cliente na Safetec Rafaela Aguiar conversa com Fernando Ebrahim, do TRE-TO, sobre como as ferramentas do Google Workspace colaboram com a redução de custos no setor público.

Infraestrutura legada e uma cultura institucional que se moderniza a passos mais lentos se comparada ao setor privado, as instituições públicas tiveram que acelerar a transformação digital no último ano para que não parassem de prestar  serviços à sociedade. Algumas, já vinham caminhando neste sentido, como é o caso do TRE-TO, cliente Safetec. Em outubro de 2019, eles saíram em busca de melhorar a comunicação por email, assim como reduzir o tempo de backup e, ao conhecerem os serviços Safetec junto às ferramentas Google Workspace, puderam enxergar outras vantagens, que vêm sendo implementadas desde então.

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Segundo Fernando Ebrahim, responsável pela gestão da infraestrutura tecnológica do TRE-TO, com o auxílio do Google Workspace, o TRE-TO conseguiu manter, durante a pandemia, mais de 500 pessoas trabalhando, de forma colaborativa, sem grandes impactos e sem contar com a economia com backup, reduzindo 36 horas de rotina semanal, liberando um posto de trabalho, além de uma economia de 100% com despesas de viagens e com a estimativa dessa média ser de 80% em um contexto pós-pandêmico.

”A gente estava muito preocupado com e-mail. Tínhamos um problema enorme com o nosso antigo, era um software antigo, e passávamos por problemas como grande volume de backup”, explica Fernando. “Nas buscas por soluções, a gente viu que o Google Workspace, que na época se chamava G Suite, tinha alguns produtos agregados que traziam muito valor, como a edição de Documentos, Planilhas e a possibilidade de trabalharmos colaborativamente. Quando a pandemia chegou, não tínhamos noção do que iria acontecer, mas vimos que essa adoção foi o fator de sucesso na nossa saída para o home office, muito além da redução de custos, de tempo de backup.”

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A mudança para o home office, em março do ano passado, foi feita sem grandes contratempos, já que o uso das ferramentas Google era uma realidade dentro do Tribunal. Segundo Fernando, o Google Meet foi fator surpreendente e decisivo nessa transição. “O Google Meet serviu para que a gente mantivesse nossas reuniões de trabalho, que são muitas, todos os dias da semana. Nós temos várias comissões, vários setores e comitês, além da execução das sessões plenárias. […] Nós temos o Tribunal funcionando através da tecnologia da Google”, afirmou. 

INSIGHTS

Com a utilização das ferramentas Google Workspace, principalmente do Google Meet, Fernando explicou que conseguiram enxergar outras possibilidades de ampliar o uso. Por meio de videoconferência, eles criaram o Balcão Virtual, que vai possibilitar que os usuários dos serviços da Justiça Eleitoral tenham contato direto com os servidores da Sede e dos cartórios de forma telepresencial. O ambiente virtual funcionará durante o período de expediente. Utilizando a plataforma Google Meet, cada unidade do Tribunal (Sede e Zonas Eleitorais) funcionará em uma sala de atendimento própria. Não há necessidade de agendamento prévio, sendo que no caso de acessos simultâneos o atendimento será feito por ordem de chegada.

“Há pouco, acabamos de criar o Balcão Virtual, onde qualquer cidadão que precisar se dirigir ao TRE-TO vai entrar no site e, lá, vai ter um link para o servidor atendê-lo via meet. Isso para todas as zonas eleitorais. Nós não paramos e conseguimos atender aos cidadãos, exercendo nossa missão, que é prestar um serviço de qualidade, de ponta a ponta.”

SERVIÇO SAFETEC

“O suporte prestado pela equipe [Safetec] é fantástico. Não posso deixar de agradecer ao Marcos Coelho. Sempre que mandamos uma dúvida para ele, nos atende e resolve perfeitamente bem. Isso também faz diferença no sucesso do serviço. Estamos falando de transparência, qualidade”, ressalta Fernando. 

Para ele, o suporte oferecido foi determinante para que a transição repentina para o home office fosse mais fácil. “Eu digo que tem uma métrica muito boa para definir a qualidade do serviço, que é a quantidade de chamados abertos. Quanto menos chamados você estiver recebendo, significa que está indo muito bem. E com a Safetec, e com o Google, tem sido assim: os chamados que já abri foram somente para tirar dúvidas da utilização das ferramentas. Essa tranquilidade que o serviço nos dá, faz com que o nosso serviço seja mais leve e isso reflete o serviço que vou prestar para o cidadão.”

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O TRE-TO é responsável por realizar eleições e julgar os processos relativos a elas, como registro de candidaturas, prestação de contas, mas com o foco no julgamento de processos. Os Tribunais Eleitorais do Brasil são conhecidos por entregar as eleições mais rápidas e seguras do mundo e precisam do esforço de todo mundo que trabalha lá, assim como os parceiros, a exemplo da Safetec e o Google, para que todo o processo seja tão ágil quanto seguro.

“Você ter a perfeita gestão, conhecer se um usuário está utilizando determinado número de dados, se ele está demandando muitos envios de emails… Isso facilita a gente se programar para redefinir o que precisa ser direcionado para aquele usuário, para aquele setor. Então o acesso aos dados, a métricas, permite que a gente se prepare para o que pode acontecer. Isso é muito bom”, continua.

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