O que são e como funcionam os aplicativos G Suite? [GUIA]
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Por dia, movimentamos centenas de arquivos, fazemos reuniões, agendamos tarefas, conversamos por chat, enviamos e-mails e por aí vai. Essa rotina é cansativa para você e cheia de ferramentas? Então é hora de entender o que são e como funcionam os aplicativos G Suite.

O G Suite, atualizado para o Google Workspace em outubro de 2020, é um serviço empresarial do Google que reúne seus principais aplicativos com o objetivo de auxiliar as atividades corporativas.

Dessa forma, toda a empresa utiliza o mesmo sistema, o que torna mais fácil compartilhar informação e evitar erros na compatibilidade de arquivos, por exemplo. 

Segundo dados da pesquisa ‘From Workplace Chaos to Zen’ da RingCentral, 69% dos profissionais perdem até uma hora por dia de trabalho trocando de aplicativos.

No seu negócio também é assim? Continue lendo e entenda o que são e como funcionam os aplicativos nos negócios.

O que são os aplicativos G Suite?

Os aplicativos G Suite são ferramentas digitais que ajudam a realizar os trabalhos diários com a vantagem de tudo ficar armazenado na nuvem.

Isso significa que os documentos estarão acessíveis de qualquer dispositivo, independentemente de a equipe estar toda na empresa ou trabalhando home office.

O principais aplicativos do G Suite são:

  1. Gmail: email comercial personalizado com nome da empresa que segue o layout padrão do Gmail;
  2. Documentos, Planilhas e Apresentações: equivalentes ao Word, Excel e PowerPoint da Microsoft;
  3. Chat: é o app para troca de mensagens entre os usuários das contas da empresa;
  4. Meet: aplicativo para reuniões de videoconferências (também pode ser usada só para chamadas de áudio);
  5. Formulários: é um app que permite criar formulários com perguntas de múltipla escolha ou abertas;
  6. Salas: é um app que permite criar ‘canais’ de projetos para centralizar todas as informações e anexar documentos importantes, repasses de reunião, fazer chamada com o grupo, edições em arquivos ao vivo, etc.;
  7. Agenda: o app permite criar e compartilhar eventos, tarefas, lembretes e metas pessoais e em grupo;
  8. Drive:  é o app que permite colocar arquivos em nuvem;
  9. Keep: app para criar notas e lembretes

Com o rebranding da marca em 2020, os aplicativos do G Suite ganharam um redesign dos ícones e o nome de cada app tem apenas uma palavra (ex: ‘Google Drive’, agora é apenas ‘Drive’).

Como instalar o G Suite

Antes de continuarmos a falar sobre o que são e como funcionam os aplicativos G Suite, é importante destacar um aspecto funcional importante desse sistema.

Como mencionamos acima, o G Suite é um sistema que funciona 100% na nuvem. Isso elimina a necessidade de instalação de qualquer programa nos computadores.

Essa característica facilita a adoção do sistema nas empresas, pois ao contratar um dos planos do G Suite, o responsável pelo TI precisa apenas criar as contas de e-mail de cada membro da equipe.

Com sua conta em mãos, cada colaborador pode começar a usar os aplicativos G Suite fazendo o login do seu navegador. Simples e prático!

Como funcionam os aplicativos G Suite?

Entendido o que são os aplicativos G Suite, vamos explicar em detalhes como cada um funciona e para quais atividades eles servem. Confira!

1. Gmail 

O Gmail comercial do G Suite tem a mesma interface do Gmail padrão gratuito. A diferença é que a empresa pode personalizar as contas comerciais com a URL da empresa.

Por exemplo: o e-mail usuá[email protected] vira usuá[email protected]nomedaempresa.com no G Suite.

As contas do e-mail corporativo Google funcionam e podem ser acessadas do computador, smartphone ou tablet, permitindo total mobilidade para que os usuários acessem de onde estiverem.

Outros dos principais aplicativos do G Suite possuem atalho na tela inicial do Gmail como o Chat, Agenda, Tarefas, Meet e Salas. Assim, em poucos cliques, os funcionários podem acessar essas ferramentas. 

Todas as ações criadas podem ser individuais ou criadas para compartilhar com outros membros. 

Outras vantagens do Gmail para empresas são: o dobro de armazenamento do Gmail pessoal, sem anúncios, suporte 24h a semana toda, criação de endereços de e-mail ilimitados.

2. Documentos, Planilhas e Apresentações

Os aplicativos Documentos, Planilhas e Apresentações são ferramentas de edição de textos, planilhas de dados e criação de apresentações visuais.

Esses aplicativos estão integrados à conta Google e funcionam pelo navegador — para smartphones e tablets, existem apps exclusivos de cada um.

A criação e edição dos arquivos pode ser feita em grupo, com a possibilidade de acompanhar as alterações ao vivo e com chat integrado para facilitar a comunicação. 

Outra funcionalidade útil é poder acompanhar o histórico de edições do arquivo, sem a necessidade de criar centenas de versões do mesmo documento.

Essa dinâmica não só é mais produtiva, mas também atualiza toda estrutura de gestão da empresa, tornando os processos integrados.

3. Chat

O aplicativo Chat é a ferramenta de bate papo interna do G Suite que permite que os usuários troquem mensagens, compartilhem arquivos e mandem convites de reuniões.

A agilidade na comunicação interna melhora a dinâmica entre as equipes que podem se comunicar em grupo, repassando a informação para todos os envolvidos.

O Chat está integrado ao Gmail no computador, dentro do app Salas e nos smartphones e tablets, podendo ser usados de forma independente.

Leia também: Como melhorar a comunicação interna na empresa com 5 apps.

4. Meet

O Meet é o aplicativo para videoconferências e também para reuniões online apenas com chamadas de áudio.

As chamadas são seguras e só podem ser acessadas por um link específico e o host da reunião consegue aprovar cada entrada, evitando os intrusos.

Além disso, as chamadas são criptografadas, ou seja, as informações não são salvas e nem podem ser violadas.

5. Formulários

O aplicativo Formulários funciona para criar pesquisas internas, avaliações de processos, entre outros formatos.

Os resultados são compilados automaticamente, podendo ser exportados em formato de gráficos e anexados a apresentações. 

6. Salas

O aplicativo Salas funciona como uma central de projetos, onde é possível criar canais para cada projeto em andamento. 

Cada canal é acessível apenas para a equipe que faz parte dele, concentrando todos os documentos, reuniões e mensagens via chat. Com o app, a organização do trabalho fica mais ágil e produtiva.

7. Agenda

O aplicativo Agenda funciona tanto para o gerenciamento de compromissos pessoais quanto para os de trabalho. 

Dessa forma, é possível criar agendas de compromissos online separadas para cada um e compartilhar com colegas e equipes de projetos. 

8. Drive

O Drive é o aplicativo para armazenamento de arquivos na nuvem. Todos os arquivos que o usuário cria e aqueles que são compartilhados com ele ficam salvos no app.

Cada plano oferece uma capacidade de armazenamento por usuário, mas também existe a opção de comprar espaço ilimitado. #adeuspendrive.

9. Keep

Precisa fazer listas de tarefas ou salvar notas em texto, e melhor, em áudio? 

O aplicativo Keep agiliza a organização dessas informações nos momentos mais corridos, permitindo que o usuário acesse posteriormente e dê continuidade às tarefas.

Gostou de saber o que são e como funcionam os aplicativos G Suite?

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