Ferramentas colaborativas: 5 vantagens de usar no seu negócio
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As vantagens de usar ferramentas colaborativas beneficiam tanto as grandes quanto as pequenas empresas, especialmente agora com a implementação do home office.

Mas independentemente de trabalhar em casa ou no escritório, o uso de ferramentas colaborativas em trabalho coletivo auxilia na integração da equipe, na criação de processos mais eficientes e a elevar o nível de segurança das informações corporativas.

A colaboração online pode ser entendida como um conjunto de ferramentas e processos que permitem que os funcionários interajam uns com os outros, assim como com parceiros e fornecedores externos, através de um sistema online (todos baseados na nuvem) para compartilhar dados e informações.

As ferramentas de colaboração são os meios através dos quais as empresas articulam estratégias para atingir seus objetivos de negócio.

Então, além das ferramentas colaborativas gratuitas, os empreendedores podem contratar serviços específicos para empresas que atendam às suas principais necessidades.

Se você já conhece (e usa) as ferramentas colaborativas do Google, por exemplo, vai entender melhor a lista que montamos a seguir com as vantagens de usar ferramentas colaborativas no dia a dia da sua empresa como:

– Diminuir a quantidade de viagens;

– Melhorar a comunicação na empresa;

– Agilizar o acesso e armazenamento de arquivos;

– Ampliar as possibilidades de capacitação e treinamento;

– Manter a equipe unida e satisfeita.

Boa leitura!

Ferramentas colaborativas: vantagens de usar na sua empresa

Conhecer as ferramentas colaborativas online ajuda a extrair o máximo de vantagens do seu uso para as diversas áreas das empresas.

Por isso, separamos cinco benefícios que as ferramentas colaborativas proporcionam para você conhecer melhor suas funções.

1. Diminuir a quantidade de viagens

Mencionamos acima que as ferramentas colaborativas funcionam em sistemas baseados na nuvem. Isso significa que tendo uma conexão com a internet elas podem ser usadas de qualquer dispositivo.

Dessa forma, fazer reuniões com a equipe, apresentação de proposta para clientes e repassar detalhes do andamento de um projeto fica muito mais fácil, pois não é preciso que todo mundo se encontre pessoalmente.

A equipe de vendas, por exemplo, pode prospectar clientes online, agendar reuniões e apresentar a empresa usando um aplicativo de videoconferência como o Google Meet

Com isso, os gastos com transporte, combustível, hospedagem e alimentação podem ser reinvestidos na contratação de ferramentas colaborativas que permitam ampliar o alcance e atualizar os processos da empresa.

Além do impacto direto no caixa, menos viagens significa ter uma equipe 100% focada em alcançar as metas de crescimento com qualidade de vida e produtividade.  

Leia também: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa.

2. Melhorar a comunicação na empresa

Outra das vantagens de usar ferramentas colaborativas é melhorar a comunicação na empresa.

O uso de ferramentas colaborativas em trabalho coletivo permite que as equipes se comuniquem entre si, se atualizando das tarefas e fazendo os repasses dos projetos. 

Alguns exemplos de ferramentas colaborativas que podemos citar são:

  • Chat: um dos aplicativos do G Suite (atual Google Workspace) para troca de mensagens entre as equipes em tempo real;
  • Documentos, Planilhas e Apresentações: processadores de texto, planilhas de dados e apresentações de slides respectivamente. Uma ou várias pessoas podem compartilhar, editar, deixar notas e sugestões de edição nos arquivos, facilitando a atualização de todos de uma só vez. 

Essas ferramentas são úteis tanto no dia a dia da equipe do escritório quanto para repassar informações rápidas para o cliente via Chat ou explicar a estrutura de um relatório.

A implantação dessas ferramentas também diminui os gastos financeiros da empresa, pois não é necessário ligar para o cliente ou criar ramais telefônicos para os diferentes departamentos.

Basta padronizar as ferramentas colaborativas de comunicação para que todos se acostumem e saibam como usá-las. 

3. Agilizar o acesso e armazenamento de arquivos

Toda empresa tem arquivos importantes que devem ficar protegidos de terceiros, mas também organizados para que o controle de acesso seja eficiente.

Neste quesito, implementar ferramentas colaborativas do Google como o Drive, por exemplo, permite:

– centralizar o armazenamento de arquivos na nuvem;

– manter os arquivos protegidos com padrões de segurança elevados;

– criar um controle de acesso eficiente com pastas restritas e compartilhadas, de acordo com o nível de cada funcionário.

Assim, os arquivos de trabalho podem ser compartilhados com mais rapidez e a gestão do conhecimento na empresa fica mais organizada, reunindo as gravações de treinamentos online, arquivos de apoio para capacitação da equipe e muito mais!

Ter um local acessível elimina a necessidade de criar uma rede entre os computadores e de restringir os arquivos aos computadores físicos da empresa. Além de evitar perdas dos arquivos com falhas que podem acontecer nas máquinas. 

4. Ampliar as possibilidades de capacitação e treinamento

Usar ferramentas colaborativas permite ainda ampliar as oportunidades de capacitação e treinamento.

Isso porque facilita o convite de pessoas de fora da empresa para conversar com a equipe. O Google Meet é um exemplo que já citamos acima e que se encaixa novamente nessa necessidade.

Até os treinamentos internos podem ser feitos online, evitando interrupções durante o trabalho e permitindo que os colaboradores se concentrem mais no aprendizado.

Para avaliar e colher sugestões de atividades, o setor de RH da empresa pode criar formulários de pesquisa online para que os participantes deem suas opiniões de forma anônima e livre.

O aplicativo Formulários do Google é um dos exemplos de ferramentas colaborativas para essa finalidade.

Leia também: Como usar o Google Forms? Aprenda as funções e ferramentas.

5. Manter a equipe unida e satisfeita

Por fim, outra das vantagens de usar ferramentas colaborativas crucial para o desenvolvimento da empresa é manter a equipe unida e satisfeita.

Se todos conseguem trabalhar com agilidade, economizando tempo, fortalecendo as relações como equipe, seguindo um gerenciamento de processos organizado, a empresa sai ganhando.

Uma equipe coesa consegue pensar e avaliar as estratégias com mais assertividade e isso cria um ambiente de trabalho funcional e sem gargalos para a produtividade.

Já pensou em incluir ferramentas colaborativas no seu negócio?

Se o seu negócio precisa alinhar melhor processos, comunicação, organização, entre outros aspectos de gestão, aproveitar as vantagens das ferramentas colaborativas é sua melhor opção.

Basta encontrar uma empresa que além do sistema com as ferramentas de colaboração online também oferece assessoria para treinar a equipe e tirar dúvidas sobre as funcionalidades.

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