Como melhorar a comunicação interna com o G Suite na empresa?
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Quer saber como melhorar a comunicação interna com o G Suite (agora Google Workspace), implementando o sistema no seu negócio?

De acordo com uma pesquisa da consultoria New Wrike, 69% dos trabalhadores globais dizem que fazem seu melhor trabalho em colaboração com outros.

Para isso, é necessário que as empresas invistam em ferramentas que facilitem a colaboração e a troca entre os funcionários.

É nesse contexto que o G Suite entra para criar uma gestão integrada, onde os funcionários conseguem criar, em um ambiente digital, o espaço que precisam para trabalhar.

Essa estrutura não impacta apenas na produtividade da equipe, mas também na satisfação pessoal com as funções que cada um desempenha. 

Profissionais com acesso a software de gerenciamento de trabalho colaborativo têm 85% mais chances de se identificarem como felizes no ambiente de trabalho, segundo a pesquisa “Leading the Social Enterprise: Reinvent With a Human Focus” da Deloitte Insights.

Continue lendo o artigo e entenda como melhorar a comunicação interna da empresa com o Google Workspace (antigo G Suite) e analise se as vantagens valem a pena para o seu negócio.

Ferramentas de comunicação interna nas empresas do G Suite

Antes de detalharmos como melhorar a comunicação interna com o G Suite, é importante destacar que o serviço está com um novo nome: Google Workspace.

A diferença fica na nomenclatura, pois a função e as ferramentas continuam as mesmas, permitindo que as empresas continuem trabalhando de forma integrada.

Mas quais são as ferramentas de comunicação interna nas organizações que compõem o pacote do G Suite/Google Workspace?

  • E-mail corporativo (Gmail);
  • Armazenamento na nuvem (Drive);
  • Agenda online (Google Agenda);
  • Vídeo conferência e chamada de voz (Meet);
  • Processador de textos (Docs), planilhas e apresentações;
  • Chat de mensagens para equipes (Chat);
  • Criador de pesquisas (Formulários), entre outros.

Para conhecer em detalhes cada uma das ferramentas, salve a leitura deste outro post para ler depois: O que são e como funcionam os aplicativos G Suite? [GUIA].

Todos os aplicativos acima funcionam de forma integrada, o que facilita o compartilhamento, os feedbacks, o acesso e torna a comunicação no dia a dia mais eficiente.

Como melhorar a comunicação interna com o G Suite?

Existem várias maneiras de melhorar a comunicação interna com o G Suite e vamos citar abaixo, as funcionalidades que podem melhorar o dia a dia da sua equipe. Confira!

1. Padronize o assunto dos e-mails

O Gmail é a ferramenta de e-mail corporativo do Google, muito fácil de usar. Quando se trata de como melhorar a comunicação interna com o G Suite no trabalho, suas funções são ainda melhor aproveitadas.

Quando você começa uma discussão por e-mail sobre um projeto, uma dica é padronizar a linha de assunto para facilitar a pesquisa desses e-mails no futuro.

O Gmail agrupa organicamente e-mails com assuntos semelhantes, então se todos os e-mails do ‘Projeto XYZ’ começarem com essa frase, depois é mais fácil localizá-los.

Esse padrão é um detalhe simples, mas que ajuda a economizar bastante tempo

Aliado a isso, você pode criar grupos de contato com os e-mails dos colegas que estão no mesmo projeto que você. Assim, você não precisa digitar e-mails um por um toda vez. 

2. Ganhe flexibilidade com o Meet e o Chat

Outra forma de como melhorar a comunicação interna com o G Suite é usando dois aplicativos-chave na comunicação diária: Chat e o Meet.

O Chat é a ferramenta para troca de mensagens de textos e que também permite o compartilhamento de arquivos por link, envio de convites da agenda, etc.

Sabe quando você precisa tirar uma dúvida rápida com um colega? Mandar uma mensagem privada pelo Chat ou no grupo do projeto é rápido e fácil.

O Meet é um aplicativo de videoconferência e chamada de voz. Ele pode ser usado para reunir a equipe quando todos estiverem trabalhando de casa, por exemplo.

Como a empresa usa a mesma ferramenta, com o passar do tempo o uso fica mais rápido, pois todos já se acostumaram com os recursos.

Dá para fazer apresentações, compartilhar tela, além de poder usar esses aplicativos no tablet ou celular, o que também permite uma comunicação mais eficiente.

3. Colabore com colegas em tempo real

Com a digitalização das operações das empresas tudo acontece de forma virtual e porque não a colaboração também, não é mesmo?

Esse é outro ponto importante de como melhorar a comunicação interna com o G Suite. A ferramenta de processamento de texto — o Google Docs — e a de planilha e apresentação podem ser acessadas e editadas em conjunto.

Dessa forma, durante uma videoconferência, o líder do projeto pode conduzir a edição do texto do projeto, analisar a planilha de resultados e montar a apresentação para o cliente, ouvindo as sugestões dos demais participantes.

Assim, todos ficam por dentro das mudanças e melhorias e podem responder com propriedade para o chefe ou para o cliente quando solicitado.

Tudo isso, sem precisar reunir fisicamente todo mundo, permitindo mais flexibilidade para a rotina de todos os envolvidos. 

4. Armazene os arquivos na nuvem

E onde ficam todos esses arquivos, você pode se perguntar. Por padrão, o aplicativo do Google Drive é o recurso de armazenamento na nuvem do Google.

Além de centralizar e organizar os arquivos, no Drive é possível criar pastas restritas, que só pessoas autorizadas podem visualizar.

Também é possível gerenciar as permissões para fazer alterações como liberar apenas a visualização, permitir apenas comentários ou ter acesso como editor que pode alterar, compartilhar e editar um arquivo.

Esse controle de acesso é importante para manter a segurança da informação nas empresas.

5. Gerencie reuniões e eventos usando a Agenda online

Vire e mexe alguém esquece compromissos da empresa atrasando os encontros?

Então, uma forma de como melhorar a comunicação interna com o G Suite e resolver esse problema é padronizar o uso da agenda online.

Na hora de marcar uma reunião, evento ou treinamento, o responsável pode criar um evento no Google Agenda e especificar data, horário e até incluir um link para uma sala de reunião no Meet, se for o caso.

Depois, basta selecionar quem vai participar do evento e adicionar notificações de lembrete por e-mail ou pelo celular.

Assim, todos os envolvidos serão lembrados do compromisso de forma automática pelo aplicativo que também pode ser instalado no smartphone ou tablet.

Pronto para melhorar a comunicação interna com o G Suite?

O G Suite ajuda os colaboradores a se comunicarem por meio de e-mails, mensagens instantâneas e videoconferências, além de compartilhar ideias usando o Docs e o Drive.

As ferramentas de colaboração foram criadas justamente para conectar os funcionários das empresas de maneira contínua e eficiente, o que os incentiva a trabalhar em equipe.

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