Como usar o Google Workspace (antigo G suite) | Passo a passo
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Se o seu objetivo é dar um upgrade na gestão do seu negócio, o primeiro passo é aprender como usar o Google Workspace. Digitalizar dados e processos diários é uma forma simples, mas muito estratégica de ganhar tempo e agilidade nas tarefas do dia a dia.

Além disso, o Google Workspace (antigo G Suite) faz a integração de todos os setores da empresa, padronizando as ferramentas e utilizando e criando um sistema de armazenamento em nuvem com controle de acesso e segurança.

No último levantamento divulgado pelo Google, o Workspace já tinha mais de 2,6 bilhões de usuários ativos mensais. Um ganho impulsionado fortemente pela pandemia que aumentou a quantidade de empresas em trabalho remoto.

Com isso muitos negócios precisaram adotar ferramentas que permitissem uma comunicação rápida e simplificada.

Para te ajudar a entender como usar Google Workspace, listamos abaixo um passo a passo com os processos iniciais e também algumas dicas para ser mais produtivo com as ferramentas do Google.

Boa leitura!

Passo a passo: como usar o Google Workspace?

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1. Conheça as opções do Google Workspace

Antes de explicar a parte prática de como usar o Google Workspace, é importante entender que ele é um serviço formatado para empresas.

Consequentemente, ele possui recursos mais avançados que os aplicativos gratuitos do Google que todo usuário com uma conta Gmail tem acesso.

Os planos do Google Workspace oferecem e-mail corporativo personalizado e incluem ferramentas de comunicação e colaboração como:

  • Gmail;
  • Agenda;
  • Meet; 
  • Chat; 
  • Drive; 
  • Documentos; 
  • Planilhas;
  • Apresentações; 
  • Formulários;
  • Sites e muitas outras.

Existem quatro opções de planos: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise. Todos com período de teste gratuito de 14 dias.

As três primeiras opções atendem empresas com até 300 usuários. Companhias com mais de 300 pessoas, fazem a contratação direto com a equipe de vendas do Google ou com uma empresa parceira.

2. Defina um plano ideal para seu negócio

A próxima etapa para começar a usar o Google Workspace é definir qual o melhor perfil de plano para sua empresa. Essa escolha pode ser orientada pela quantidade de usuários.

Como o pagamento é feito por usuário ativo, esse parâmetro ajuda a calcular se o investimento cabe no orçamento da empresa. 

Saiba mais em >>> Google Workspace: valores, como comprar e os planos.

3. Faça a contratação online ou com um Google Partner

Como destacamos acima, é possível fazer a contratação pelo site do Google para os planos de até 300 funcionários. Você só vai precisar informar:

  • Nome da empresa;
  • Número de funcionários, incluindo você;
  • Região.

Outra forma é contatar um Google Partner, empresas parceiras do Google, que trabalham assessorando negócios a contratarem e usarem as ferramentas de colaboração e comunicação do Workspace.

A Safetec é uma empresa com selo Google Partner desde 2015 e assessora organizações que desejam migrar para o Google Workspace, auxiliando nos aspectos técnicos e práticos quanto ao uso do sistema.

4. Configure o domínio e crie a primeira conta

Depois de fazer a contratação, é criada a primeira conta que será o usuário Administrador (Admin) de todas as outras contas da empresa.

Nesse momento, se o seu negócio já tem um domínio registrado, é feita a integração do mesmo para usar o Google Workspace com endereços de e-mail personalizados. 

Dessa forma, todos os e-mails criados vão seguir o padrão: [email protected].

5. Comece a usar o Google Workspace

Com o e-mail Admin criado, existe um painel de administração que reúne um menu com várias configurações.

A primeira que deve ser feita é a criação das contas de e-mail dos demais usuários da empresa. Crie somente as contas necessárias e envie o acesso para que eles entrem e configurem uma nova senha.

Depois, é só migrar as informações e arquivos para a conta do Workspace e começar a usar o serviço. Na etapa inicial de adaptação, ter o suporte de um Google Partner ajuda a organizar melhor esse processo e evitar falhas.

Leia também >>> Google Workspace vale a pena? 7 vantagens de usar o serviço.

Para que serve o Google Workspace?

Entender como usar o Google Workspace não é uma tarefa difícil, mas exige atenção para escolher o plano ideal e fazer as configurações técnicas corretamente.

Mas passada essa fase, o Workspace serve para integrar e agilizar várias tarefas do dia a dia. Reunimos algumas funções iniciais que vão melhorar a produtividade da sua equipe:

Meet para reuniões online

O Google Meet é um aplicativo para fazer videoconferências ou chamadas de voz. É ideal para fazer reuniões online com a equipe e também com clientes.

No plano inicial, as chamadas podem ter até 100 participantes simultâneos, podendo chegar a até 250 nos planos avançados. 

Leia também >>> Videoconferência corporativa: 5 dicas para reuniões online.

Agenda para planejar compromissos

O aplicativo Agenda é uma ferramenta muito útil nas empresas que começam a usar o Google Meet. Além de compromissos pessoais, é possível criar eventos compartilhados com colegas de departamento ou de um projeto.

Cada pessoa convidada recebe uma notificação e ao confirmar a participação, o compromisso vira um card da agenda pessoal de cada membro. Simples e rápido!

Drive para armazenar e compartilhar arquivos

A ferramenta do Google Drive é muito estratégica para as empresas que usam o Google Workspace. Todos os documentos criados ou importados de um sistema antigo ficam armazenados nele.

Dessa forma, as empresas conseguem criar uma estrutura de arquivos compartilhados e acessível para os funcionários, de acordo com seu nível dentro da empresa.

Além disso, os funcionários ainda têm uma sessão pessoal dentro do Drive, onde mantém e gerencia os documentos, compartilhando com os colegas quando necessário.

Saiba mais sobre o app no artigo >>> Como usar o Google Drive para empresas: 4 passos + 5 dicas.

Pronto para começar a usar o Google Workspace?

Agora que você já sabe tudo sobre o Google Workspace, pode planejar a migração da sua empresa para um sistema 100% integrado e digital.

Para fazer a melhor escolha e estruturar as soluções usando os serviços adequados, a Safetec pode assessorar a sua empresa.

Nossa equipe auxilia seu negócio a fazer a transição para um sistema na nuvem mais integrado e produtivo que vai transformar a maneira da sua equipe trabalhar. 

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