Como usar Google Drive para empresas: 4 passos + 5 dicas
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Você sabe como usar Google Drive para empresas?

O Google desenvolveu um conjunto de ferramentas que podem ser muito úteis para o dia a dia dos negócios.

No Google Drive é possível criar, editar, formatar e compartilhar pastas e arquivos, além de armazená-los na nuvem.

Quer saber mais? Então continue a leitura para entender como funciona o Google Drive para empresas e de que maneira essa e outras ferramentas Google podem ajudar na sua gestão empresarial.

Confira em nosso blog: 8 dicas especiais para usar o aplicativo Google Drive

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Passo a passo: como usar Google Drive para empresas

Existem duas formas de usar o Google Drive para empresas. Uma delas é criar uma conta no Google e usar o Drive para compartilhar arquivos com seus colegas de trabalho.

No entanto, dessa forma você não usará um e-mail personalizado com o nome de sua empresa, além de ter um espaço mais limitado de armazenamento.

O ideal é cria uma conta no Google Suite e ter acesso a um e-mail personalizado do Gmail, muito mais espaço de armazenamento, além de diversos outros recursos.

Saiba mais: G Suite – Diversos apps e muita produtividade em um só lugar

Como criar um Drive no Google:

Passo 1 – Crie uma conta Google

Não há como usar Google Drive para empresas se você e seus colaboradores não tiverem uma conta no Google. Portanto, o primeiro passo é criar um login e uma senha para começar a usar as ferramentas e recursos do Drive.

Passo 2 – Acesse o Google Drive

Em seguida, você deverá acessar a plataforma do Google Drive. Se você estiver logado na etapa anterior, você será direcionado para a página inicial “Meu Drive”.

Passo 3 – Faça o upload de arquivos e pastas ou crie novos

Nesta etapa, você deverá fazer o upload de arquivos e pastas do seu computador ou criar novos arquivos e novas pastas.

No lado esquerdo da tela, você verá o botão “Novo”. Ao clicar nele, você poderá escolher o tipo de arquivo que você quer criar (Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários etc.) ou se você “upar” algum arquivo ou pasta do seu computador.

Repare que o seu limite de armazenamento no Google Drive é de 15 GB, os quais podem ser estendidos se você quiser comprar mais espaço.

Passo 4 – Compartilhe arquivos e pastas

Com arquivos e pastas devidamente organizados no seu Google Drive, é hora de usar um dos mais interessantes recursos dessa plataforma no contexto empresarial: o compartilhamento.

Basta clicar com o botão direito do seu mouse em cima do arquivo ou pasta e depois clicar em “Compartilhar”. Uma caixa vai aparecer na tela solicitando que você insira o endereço de e-mail das pessoas que receberão o link compartilhável do arquivo ou pasta em questão.

Feito isso, agora vocês poderão acessar o mesmo arquivo remotamente e fazer as edições necessárias, trabalhando de maneira colaborativa.

Entenda melhor como funciona o Google Drive no vídeo abaixo, do Jefferson Meneses:

Como criar uma conta Google para Empresas e usar muito mais espaço no Drive e outros recursos

Durante o processo de criação de sua conta no Google Suíte para Empresas você necessitará de um domínio corporativo, do tipo, “empresa.com”.

Se você não tem, o Google ajudará você a criar um. Além disso, você definirá um e-mail de login, já com esse domínio corporativo, e precisará também um outro e-mail que não seja do Google, para fazer certas confirmações.

Com isso em mente, digite este endereço em seu navegador, https://gsuite.google.com.br/intl/pt-BR/, clique em INICIAR AGORA e siga o passo a passo.

Ou, se quiser fazer isso com ajuda de um especialista, com muito mais facilidade, escolha um Google Partner, como a Safetec

Agora que você já sabe como funciona o Google Drive para empresas, veja a seguir algumas dicas para aproveitar ao máximo os recursos dessa plataforma.

5 dicas para usar melhor o Google Drive

Além do Google Drive, com o Google Suíte você terá acesso a outros aplicativos Google, como o Docs, Planilhas, Formulários e muitos outros.

Veja algumas dicas de como usá-los.

1 – Faça uso do chat no próprio documento

Quando você e outros colaboradores abrirem um documento compartilhável, vocês poderão abrir uma janela para troca de mensagens instantâneas.

Para fazer isso, basta clicar na foto das pessoas que também estão acessando o mesmo documento no canto superior direito e iniciar a conversa. 

2 – Utilize o “arrastar e soltar” para fazer o uploads

Quando você quiser fazer o upload de pastas e arquivos do seu computador, você pode simplesmente arrastar esses itens e soltá-los dentro do local de destino no seu Google Drive. Assim, você economiza seu tempo.

3 – Encontre arquivos e pastas compartilhados

Para facilitar a sua organização, o Google Drive conta com uma página em que todos os arquivos e pastas compartilhados são automaticamente direcionados. Isso ajuda a separar os itens que você criou daqueles que foram compartilhados com você.

Para encontrar algum item específico, digite na barra de pesquisa o nome da pessoa que o compartilhou com você.

4 – Defina os níveis de acesso de arquivos e pastas

Quando você compartilhar um arquivo ou uma pasta, é possível definir os níveis de acesso que cada pessoa vai ter a esses itens. Basta clicar no botão com símbolo de lápis ao lado da caixa destinada ao preenchimento do e-mail do destinatário e escolher entre:

  • Pode editar;
  • Pode comentar;
  • Pode ver.

5 – Edite arquivos em modo offline

Se você estiver sem acesso à internet, fique tranquilo. Ainda assim será possível editar seus arquivos. Todas as alterações ficarão salvas.

Bom, ficou claro como usar Google Drive para empresas?

Agora que você já sabe mais sobre essa plataforma, que tal implementá-la nas suas rotinas de negócio?

Leia também: Cloud computing Google: o que precisar, sempre perto de você

A Safetec recebeu do Google o título de Especialista em transformação do trabalho Nível Enterprise, por isso é a parceira ideal para quem quer adotar a tecnologia em nuvem da Google em sua empresa.

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