Ferramentas tradicionais X Pacote de aplicativos: qual é a hora certa para migrar? | Safetec
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Toda empresa possui uma história para contar de algum problema ocorrido por conta de falha na comunicação. Aqui uma pessoa que retirou a última peça do estoque e não comunicou o setor de compras, gerando atraso na entrega de produto. Ali o vendedor que esqueceu de avisar a mudança de endereço de entrega.

Histórias que trazem más lembranças, mas que estão com os dias contados. Pelo menos para aquelas que adotarem uma postura mais moderna e eficiente, usando o que há de melhor no mercado para gestões mais positivas. Ou seja, se esse é o momento em que você está, é hora de evoluir.

Não existe uma receita pronta – e única – para garantir o sucesso de uma empresa. É inegável, porém, que ele está intimamente ligado a três itens básicos: pessoas, processos e tecnologia. Se um deles não funcionar adequadamente, compromete o resultado final.

Começando pelas pessoas, de nada adianta ter as tecnologias mais avançadas e os processos mais elaborados se o elemento humano não estiver adequadamente preparado e consciente de seu papel dentro de toda a estrutura. Falhas humanas, intencionais ou não, podem prejudicar muito uma empresa.

Tudo o que é produzido dentro de uma empresa, de uma forma ou de outra, procede de algum processo. É imprescindível garantir que os executores conheçam cada etapa do trabalho para que possam executá-lo de forma correta e, mais, para poder aperfeiçoá-los continuamente.

Também é inegável o fato de que a tecnologia é uma grande aliada de toda empresa, independente do ramo de atuação ou do porte. Fechar as portas da empresa para os melhores recursos tecnológicos disponíveis significa virar as costas para maior produtividade, melhores lucros e para o sucesso.

Tão certo quanto a interligação e interdependência entre pessoas, processo e tecnologia é o fato de que a todo momento surgem novas ferramentas. Cabe ao gestor identificar quando é o momento de aposentar os velhos recursos, substituindo-os por outros mais eficazes.

Ferramentas Tradicionais

Muitos optam pela utilização de ferramentas tradicionais, que já vem instaladas nos computadores quando adquiridos pela empresa, por uma questão de praticidade e de economia (e falta de entendimento sobre o que é melhor).

Elas costumam atender satisfatoriamente a execução de tarefas rotineiras como elaboração de textos, criação de apresentações gráficas e de planilhas simplificadas de uso de uma só pessoa. Mas não é incomum que esses programas sejam utilizados para desenvolvimento de tarefas que pedem outro tipo de soluções.

E não podemos nos esquecer, também, que essas ferramentas não são colaborativas, isto é, os arquivos ficam no computador em uso e só chegam aos demais integrantes da equipe se o seu idealizador enviar para todos. Se esquecer de alguém, pode haver uma perigosa brecha em todo o processo. E nem vamos entrar na questão do risco de perda de dados e da falta de atualização desses softwares, exigindo tempo do setor de TI.

A existência de lacunas como um produto final diferente daquele que foi vendido, pode ser a deixa para a adoção de novas ferramentas. Outros sinais podem ser a desmotivação do colaborador obrigado a executar ações pouco inteligentes – sugerimos a leitura, em nosso blog, de material sobre motivação para entender melhor – e práticas ou a falta de conexão entre os trabalhadores que não têm como acessar e atualizar um documento utilizado por várias pessoas da equipe, forçando um retrabalho e interrompendo a cadeia de comunicação.

Pacotes de Aplicativos

Para funções específicas, soluções específicas que permitam maior organização e otimização de tempo e de trabalho. Muitas são as opções existentes e todas elas devem ser avaliadas a partir das necessidades que se têm.

Uma delas é o G Suite, reunião de ferramentas essenciais e soluções tecnológicas pensadas exclusivamente para o meio corporativo, como armazenamento em nuvem e a edição conjunta de documentos. Seus aplicativos podem ser instalados em tablets e celulares, garantindo acesso às informações mesmo fora do ambiente corporativo e para acessar através do computador, basta abrir o seu navegador e tudo já estará pronto para usar.

Aumentando a segurança dos dados, o G Suite permite que o responsável pela TI da empresa tenha controle completo sobre todas as contas que utilizam a ferramenta, conforme já foi comprovado por outras empresas que passaram a utilizar esse pacote de ferramentas.

Produtividade, troca ágil e confiável de informações, colaboração em tempo real, computação em nuvem e trabalho em equipe são apenas alguns dos fatores que também fazem do G Suite uma verdadeira máquina de corte de gastos nas empresas.

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