4 tecnologias do mercado que otimizam o controle de demandas
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Vida de gestor não é fácil. Manter colaboradores motivados e produtivos, diminuir custos, aumentar a lucratividade, tomar decisões estratégicas que preparem a empresa para possíveis reveses do mercado… E os  desafios não param por aí.

Já pensou os aborrecimentos causados por um email que deixou de ser corretamente respondido, por ter ficado perdido em uma pilha de mensagens eletrônicas?

E os inconvenientes de reuniões diferentes, com equipes diferentes, agendadas para a mesma ocasião?

Isso sem contar a necessidade de cobrar um colaborador sobre uma tarefa essencial a ser entregue dentro do prazo.

Com tudo isso, é até comum sentir-se mais como um apagador de incêndio.

Felizmente existem ferramentas desenvolvidas para auxiliar o controle de demandas organizacional. Mas não se esqueça: antes de utilizá-las, identifique as principais necessidades da empresa e tenha consciência dos recursos disponíveis para investimento.

A aquisição de soluções deve ser consciente e não deve resultar em perda de dinheiro ou de tempo em aprendizado que não será realmente útil.

Difícil? Não com as dicas que elaboramos. Confira!

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FERRAMENTAS DE CONTROLE DE DEMANDAS QUE VOCÊ PRECISA USAR EM SEU NEGÓCIO

1. Google Calendar: administre bem o seu tempo e o de toda equipe

Tempo é dinheiro. Mas o mais correto seria afirmar que tempo é muito mais do que dinheiro, porque não é um recurso renovável: uma vez gasto, nunca mais será recuperado.

A solução, portanto, é manter o foco e a organização de toda equipe, evitando desperdício de tempo em atividades que podem ser automatizadas e concentrando esforços em tudo que possa levar a uma melhor produtividade.

Uma boa pedida é usar o Google Calendar. Você pode inserir o botão na barra de ferramenta de seu navegador, disponibilizando-o em todas as páginas que você acessar e nele poderá ver todos os compromissos.

Também permite a possibilidade de criar eventos compartilhados, visualização de outras agendas e lista de tarefas paralelas aos eventos.

Com a utilização desse recurso fica muito mais fácil – e simples – administrar a utilização de salas de reunião, equipamentos (como projetores, por exemplo) e carros da empresa, uma vez que todos os usuários saberão as ocasiões em que esses recursos estarão em uso e, consequentemente, quando estarão disponíveis.

Ele  também acaba com a forma antiga e pouco funcional de agendar reunião, eliminando inúmeros contatos a várias pessoas para saber a disponibilidade de cada um.

Com um simples clique é possível verificar a agenda de todos os interessados, selecionando data e horário que atende a todos os interessados.

Há tempos preparamos um post bem bacana que dá mais detalhes sobre esse assunto. Dê uma lida e veja como é simples a utilização.

2. Ferramenta para gerenciamento de recursos

Agilidade e eficiência na execução de processos, mais produtividade nas organizações, facilidade em multiplicar conhecimento, padronização da produção e melhoria na qualidade de produtos e serviços oferecidos.

Todos gestores trabalham para atingir esses resultados e necessitam de uma ferramenta para planejar e gerenciar os recursos, processos e tarefas.

A utilização de ferramentas desenvolvidas para esse fim permitirá ao gestor fazer o controle de demandas e acompanhar devidamente o andamento dos trabalhos, identificando soluções que levem à melhoria na eficiência e aumento nas vendas.

Em outras palavras, permitirá ao gestor descobrir como melhorar a gestão de uma empresa de forma estratégica, onde os esforços são concentrados nos resultados.

Qual o ideal? Depende do que você está buscando, por isso o ideal é falar com uma empresa especializada.

Mas só para citar algumas: Meistertask, Runrun.it e Mavenlink.

3. Relacionamento com clientes

Você já ouviu falar na sigla CRM? São as iniciais de “Customer Relationship Management” ou, em bom português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Como o próprio nome diz, é um conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologia focadas no cliente e, claro, o relacionamento entre vocês.

Ele é essencial para eliminar esforços manuais, organizando contas e contatos em tempo real e simplificando o processo de vendas.

O Salesforce é um software que rastreia e gerencia as informações dos clientes, capturando e-mails de forma inteligente e conectando toda a equipe em qualquer dispositivo.

Usuários afirmam que o uso dessa ferramenta aumenta o volume de leads (registro de cadastro de  pessoas interessadas na empresa e/ou seus produtos ou serviços) e promove a conquista de novos clientes.

Também possibilita que os clientes atuais comprem mais e se relacionem com a empresa por mais tempo, porque amplia a satisfação deles, resultando em maior número de fechamento de negócios e uma maior receita.

4. Aplicativos de comunicação e colaboração

  • Agilidade e confiabilidade na troca de informações entre as várias áreas de uma mesma empresa.
  • Maior produtividade.
  • Maior economia.

Podemos afirmar, sem medo de equívocos, que esses são alguns dos objetivos mais desejados pelos gestores de empresas.

O G Suite (antigo Google Apps for Work) é uma plataforma em nuvem do Google que oferece aplicativos de comunicação e colaboração para empresas, aliando outros benefícios ao controle de demandas, como:

  • Alta capacidade de armazenamento para e-mails e arquivos;
  • Segurança e mobilidade para acesso em qualquer dispositivo conectado à internet;
  • Melhor comunicação interna, por possibilitar acesso de dados por parte de todas as equipes envolvidas em cada processo de trabalho.

Usando o Google Inbox é possível, por exemplo, agrupar emails semelhantes em um grupo para facilitar o gerenciamento das mensagens.

De forma rápida você saberá quantos e-mails foram recebidos sobre determinado assunto, quem são os remetentes ou quais dessas mensagens você ainda não leu.

E que tal usar marcadores para determinar as prioridades de cada mensagem, administrando melhor seu tempo? E se a ideia é ganhar tempo, o Google Agenda organiza os compromissos e, de quebra, envia lembretes para que você não esqueça nenhum deles.

O G Suite, como é possível notar, oferece múltiplos recursos e também inclui os aplicativos: Gmail profissional, Google Drive, Google Docs, Hangouts, Google Keep, entre outros.

Como citamos no início deste post, vida de gestor não é fácil. Exatamente por isso estamos aqui para ajudar. Vamos conversar a respeito?

Confira este case de sucesso e descubra como a implementação do G Suite na Ondunorte proporcionou um melhor controle de demandas, além criar um ambiente estável de comunicação que permite a otimização dos processos de negócio.

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