Evite que a disfunção burocrática atrapalhe os seus negócios
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Antes mesmo de se conhecer o conceito dos custos de transação, já se falava em burocracia e na disfunção burocrática. No Brasil, Helio Beltrão (1916-1997) foi o primeiro titular do Ministério da Desburocratização (1979), que buscava diminuir a interferência do governo na vida dos cidadãos e das empresas. Um dos seus maiores feitos foi o Juizado de Pequenas Causas, órgão fundamental para desimpedir parte do confuso sistema Judiciário.

Infelizmente a iniciativa foi interrompida e, tendo em vista maior segurança nas transações, a burocracia ressurgiu com força, juntamente com os males das disfunções burocráticas. Com a ideia de que se algo não for documentado, revisado e conferido, isso irá causar algum prejuízo, a morosidade do sistema ganhou ainda mais peso.

Outro vilão burocrata é o sistema tributário. Suas normas complicadas, e que mudam com muita frequência, criaram uma parafernália que consome muita energia, tempo e dinheiro. As empresas sofrem como vítima, mas pior do que isso é se tornarem cúmplices dos processos enrolados. É uma cultura extremamente danosa para se copiar. Veja alguns exemplos de como a disfunção burocrática na empresa atrapalha o desempenho de seus negócios.

disfunção burocrática

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Exemplos de disfunção burocrática

Desmotivação

Ser obrigado a fazer tarefas repetitivas e sem um sentido prático é profundamente desmotivador e afeta negativamente o moral da equipe inteira. Seja digitando uma porção de senhas para acessar informações ou tendo que preencher inúmeros formulários para realizar algum requerimento, ter que lidar com processos burocráticos excessivos não só diminui o ritmo de trabalho do funcionário como o deixa mais desmotivado.

Assim se configura uma das maiores disfunções burocráticas: o medo de alguma fraude ou o excesso de zelo com segurança pode ter um efeito para a empresa pior do que você imagina. Evite isto melhorando as atividades no ambiente corporativo.

Perda de competitividade

No mundo empresarial atual, cada minuto de trabalho especializado conta. Parar funcionários para realizar conferência, documentação e outras tarefas relacionadas à papelada gerada pela disfunção burocrática significa perder tempo que eles poderiam estar gastando com trabalho produtivo. Por outro lado, contratar funcionários apenas para realizar as tarefas burocrática significa mais gastos com pessoal e infraestrutura para a empresa.

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Custo

Tire um tempo para analisar quanto custam todas as atividades burocráticas e não produtivas — você vai ficar espantado ao perceber quando está pagando só para movimentar papel de lugar devido a esta típica disfunção burocrática.

Por isso, analise os processos, identifique onde é possível reduzir a burocracia e deixe de perder dinheiro.

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Perda de espaço

Os funcionários que trabalham com burocracia também precisam de infraestrutura, e arquivos mortos, em uso ou em qualquer outro estágio do seu ciclo de vida ocupam espaço. Além disso, armazenar esses documentos digitalmente também ocupam espaço no computador e deixam a máquina mais lenta — em suma, é um desperdício de tempo e dinheiro. Para minimizar esses impactos, invista em um bom sistema de TI.

Logística

Disfunções burocráticas acabam exigindo uma estrutura de logística muito grande — departamentos inteiros são criados apenas para manter toda a papelada dentro dos conformes. Simplifique ao máximo esses processos e confie nos seus profissionais e na colaboração corporativa.

A boa notícia é que existem ferramentas que podem ajudar na desburocratização do sistema, como a computação em nuvem, que permite armazenar dados de maneira que eles possam ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar do mundo, a partir de uma conexão de internet. A computação em nuvem também torna os processos mais dinâmicos e permite uma integração maior entre todos os times, aumentando o trabalho colaborativo.

Ao analisar essas ferramentas, chega-se à conclusão de que, para solucionar o problema da burocracia, a principal maneira é a colaboração e uso da nuvem. Existem empresas especializadas nessa área e que conhecem a fundo a tecnologia de nuvem. Não hesite em procurá-las!

Um case de sucesso em que a Safetec pode auxiliar um empresa de logística foi o Grupo LGH, há 25 anos atuando no ramo de bebidas, ele é responsável pela distribuição da Brasil Kirin em áreas estratégicas da região Nordeste. Veja aqui mais detalhes: CASE LGH.

Se quiser conhecer algumas de nossas soluções na nuvem, como SalesForce, Google Drive for Work, Office 365 e outras, acesse aqui: soluções tecnológicas na nuvem para ganhar mais produtividade e colaboração na empresa

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