Como criar um sistema CRM utilizando Google Docs? | Safetec
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Se você for uma pequena empresa que quer implementar um Sistema de Relacionamento com o Cliente (CRM) para ajudar a gerir suas perspectivas de vendas, mas não quer gastar muito dinheiro para fazê-lo, este é o artigo para você.
 
Por que uma empresa de pequeno porte estaria interessada em um sistema de CRM e quais são os benefícios? Bem, um sistema de CRM ajudará a garantir que você forneça perspectivas de vendas com as informações corretas quando necessário. Ao melhorar o seu follow-up com perspectivas, isto irá levá-lo a obter mais clientes novos, maiores receitas e ganhos adicionais para o seu negócio. Que pequeno empresário não deseja isso?
 
Então por que comprar um sistema de CRM e não construir o seu próprio? Há muitos benefícios para a construção de seu próprio sistema:
  • Custo (que pode ser livre!) 
  • Flexibilidade 
  • Personalização 
  • Facilidade de uso 
Mas como construir seu próprio sistema? Um ótimo lugar para começar é o Google Docs. Ao usar o Google Docs você pode construir seu próprio sistema de CRM em uma plataforma que permitirá o compartilhamento e edição ao mesmo tempo por muitos usuários. O que isto significa é que se ambos Bob e Joe estão usando o sistema CRM ao mesmo tempo e Bob insere algumas informações novas para o sistema de CRM, Joe vai ver imediatamente as alterações.
 
A utilização do Google Docs também permite fornecer  diferentes configurações de privilégios para pessoas distintas e permite que você baixe todos os dados que desejar. O recurso de download é muito útil pois qualquer usuário pode fazer download de qualquer parte do documento e modificá-lo para fins de análise, sem afetar os dados do sistema CRM.
 
Que Informação Deve Ser Incluída?
 
Nesta nova realidade, para criar o CRM, dentro do Google Docs você precisa apenas criar uma planilha para armazenar todos os dados de clientes potenciais. Dentro dessa planilha você deve incluir os seguintes campos:

  • Dados Cliente – nome do contato, e-mail, número de telefone, nome da empresa
  • Fonte da Oportunidade – uma nota de onde veio a oportunidade para que você saiba quais atividades de marketing estão trabalhando e dando maior resultado
     
  • Código de ações futuras – um sistema de número para as diferentes ações necessárias a serem tomadas com uma oportunidade
  • Data da próxima ação – a data em que a próxima ação precisa ser tomada
  • Histórico – uma célula grande, onde você pode registrar todos os contatos e discussões realizadas com o cliente, anotando qualquer um dos ação importante que foi realizada e em que data estes eventos ocorreram
  • Estágio da oportunidade – um sistema de numeração para controlar o estágio de fechamento de uma determinada oportunidade. Como exemplo, poderia ser o seguinte sistema: 1 = conscientes, mas não interessa, 2 = interessado, 3 = compromisso verbal de compra, 4 = comprou. Este é apenas o sistema de numeração que eu uso, mas você pode criar seu próprio sistema de numeração adequado ao seu negócio.
  • Tamanho estimado da oportunidade – uma estimativa de quão grande é a oportunidade de vendas. Eu sempre gravo este número como a projeção de vendas anuais em perspectiva, mas isso poderia ser modificado para o que for aplicável ao seu negócio. 
Sistema CRM em Google Docs
 
Os campos de entrada acima são o que eu recomendo, mas qualquer campo de entrada que é relevante para o seu negócio poderia ser acrescentado. Se depois de usar o sistema você identifique que está faltando um campo, é fácil adiciona-lo à planilha. As opções são infinitas. É por isso que criar seu próprio sistema de CRM dentro do Google Docs é uma ótima opção para pequenas empresas. 
 
Usando uma planilha no Google Docs para criar este método permite grande funcionalidade dado o recurso de classificação dentro do Google Docs. Você pode classificar os dados por qualquer campo que você deseja. Então, se você quiser encontrar todas as perspectivas que exigem uma ação a ser tomada, você pode classificar por o próximo campo de ação data. Ou se você quiser saber quais as perspectivas representam a maior oportunidade de vendas, você pode pesquisar pelo campo estimada oportunidade tamanho. Você começa a idéia.
 
Usando uma planilha também permite criar outras planilhas para resumir os dados de todos os seus potenciais clientes. Assim, por exemplo, se você quiser saber o tamanho total das oportunidades, você pode calcular com uma fórmula simples em outra planilha dentro do Google Docs. Ou talvez você quer saber o número de empresas que você precisa tomar uma determinada ação, pode facilmente classificá-las. Novamente, isso pode ser feito com uma fórmula simples usando funções de data. Ou talvez você quer saber o número de perspectivas que estão em uma determinada fase do seu ciclo de vendas. Uma função simples permitirá que você faça isso.
 
Google Docs pode fornecer todas a funcionalidades de um sistema de CRM básico, mas com maior flexibilidade e a custo zero. Além disso, este tipo de sistema vai melhorar seus resultados de vendas, resultando em um aumento considerável nos lucros. Eu garanto isso.

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