4 dicas poderosas de como usar do OneDrive for Business
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Você já imaginou ter acesso a todos os arquivos do seu computador em qualquer dispositivo a partir de uma conexão com a internet?

Pois com o OneDrive for Business isso é possível!

A tecnologia tem se encarregado por quebrar as barreiras que limitam o acesso às informações e tornam você dependente de um único dispositivo para acessá-los.

Veja nesta postagem 4 dicas de como usar OneDrive for Business.

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Confira: Como a TI pode auxiliar na redução de custos nas empresas

Como funciona o onedrive for business: 4 dicas pro

Se você não sabe o que é OneDrive for Business a gente esclarece: um drive associado a diversos aplicativos da Microsoft, como Word, Exel e Power Point, entre outros, para você tornar a gestão do seu negócio muito mais ágil e prática. 

1- Como sincronizar OneDrive com PC ou Mac

Se você usa o OneDrive for Business, fazer essa sincronização é muito simples.

Basta ativar a função ‘Sincronizar’ em seu OneDrive. Ao ativar essa função, o seu computador ficará conectado a sua conta do OneDrive for Business. Quer saber como fazer? Vamos lá!

Como sincronizar OneDrive passo a passo: 

  • Com o seu OneDrive aberto, clique em “Sincronizar”
  • Escolha a pasta que você quer sincronizar com o seu computador.

Pronto, uma pasta será criada em seu computador e  qualquer arquivo que você salvar ou modificar dentro dela será atualizado diretamente no seu OneDrive for Business.

Confira o vídeo dessa dica abaixo:

Veja mais: Você e sua equipe se sentindo nas nuvens…

2- Como fazer upload e organizar seus arquivos no OneDrive for business

Em decorrência do desenvolvimento tecnológico, técnicas e práticas de armazenamento de arquivos mudaram para atender às nossas necessidades.

Lembra das limitações de armazenamento dos dispositivos? Passamos pelos disquetes, CDs, pendrives, entre outros.

O que esses dispositivos tinham em comum? Todos armazenavam e alguns ainda armazenam arquivos, cada um com suas limitações, certo, mas faltava algo, o poder de ter acesso a essas informações sem precisar de um dispositivo – objeto – para conectar a um outro.

Frente a essas limitações, surge para nós a possibilidade de armazenamento em nuvem, em que você é quem decide o espaço do seu “disco”, conforme suas necessidades.

O poder do compartilhamento de arquivos com várias pessoas de uma só vez, de mameira simples, a colaboração, além da mobilidade, são algumas das características que têm feito da cloud computing a solução de ponta para as empresas e organizações.

Quando falamos de armazenamento em nuvem, lembramos do Dropbox, do Google Drive e do OneDrive, que faz parte dos pacotes da Microsoft.

E é sobre este último que vamos falar agora.

Você sabe como acessar o OneDrive para organizar seus arquivos ou fazer um upload? Confira abaixo!

Como acessar o OneDrive

Você deve acessar seu Outlook e fazer login. Em seguida, clique no ícone de nuvem do OneDrive para acessá-lo.

Como fazer upload no Onedrive for Business

Existem duas formas de fazer upload de arquivos no OneDrive:

  • Uma delas mais tradicional e muito mais prática. Vamos começar pela primeira. Bem, com seu OneDrive aberto, clique em “Carregar”, escolha o seu aquivo e clique em “Abrir”.
  • A outra forma é simplesmente arrastar o arquivo do seu computador e soltar no OneDrive. E pronto!

Você também pode organizar seus arquivos criando pastas e as separando por categorias.

Para isso, clique em “Novo”, depois em “Nova pasta”, e em “Criar uma pasta”, adicione um nome para ela e clique em “Criar”.

Agora é só arrastar seus documentos para a pasta que você criou. Simples, não é? Viu como é fácil enviar arquivos pelo OneDrive?

Confira todo o passo a passo dessa dica no vídeo abaixo:

 

3- Como encontrar arquivos compartilhados no seu OneDrive

No cotidiano corporativo, o número de informações recebidas para serem processadas é bastante elevado, o que muitas vezes justifica o esquecimento de onde está isso ou aquilo.

Quem nunca se perdeu entre os e-mails ou dispositivos de armazenamento procurando por arquivos?

Bem, no OneDrive é comum usuários compartilharem arquivos uns com os outros, mas às vezes você não sabe onde foi parar um arquivo que foi compartilhado com você no mês passado. E agora? Se você não lembra onde está o documento, como baixar o arquivo do OneDrive?

Você não lembra nem o nome do arquivo! Como resolver isso? Calma, no OneDrive for Business todos os arquivos compartilhados com você vão para um diretório único, o “Compartilhado comigo”.

Essa é uma das dicas mais simples, rápidas e fáceis de seguir. Bastam alguns poucos cliques!

Com o seu OneDrive for Business aberto, na coluna esquerda da sua tela, clique em “Compartilhado comigo” e você terá acesso a todos os arquivos que estão compartilhados com você no momento.

Encontrá-lo agora ficou bem mais fácil, concorda?

Confira o passo a passo desta dica no vídeo abaixo:

4- Controlando o histórico de versões dos arquivos no OneDrive for Business

Nos últimos anos, as inovações tecnológicas conquistaram um espaço crescente nas empresas, especialmente ao oferecerem como principal benefício o aumento da produtividade das equipes através de um modelo de trabalho baseado na colaboração.

Quando você compartilha um documento com a sua equipe, no OneDrive for Business, é possível dar permissão para que as pessoas convidadas também editem o conteúdo trabalhado. E administrar as alterações feitas em um documento, às vezes, pode ser complicado.

Vamos à cena. Você desenvolve um plano de negócios e o compartilha com sua equipe, que dá uns toques finais no documento.

Mas alguém, acidentalmente, exclui uma tabela de preços e não percebe, ou faz uma alteração com a qual você não concorda. E então? Como desfazer?

Não há com o que se preocupar. O OneDrive for Business registra todas as alterações feitas em um arquivo e oferece a opção de restaurá-lo para a versão que você quiser.

Agora você vai descobrir como controlar o histórico de versões dos arquivos no OneDrive for Business. Confira o passo a passo!

OneDrive: como usar para controlar seu histórico:

  • Com o seu OneDrive aberto, selecione o documento do qual você deseja conferir o histórico de versões e restaurá-lo.
  • Clique nos três pontinhos (Mais ações).
  • Ao abrir o menu de compartilhamento, onde se apresenta uma prévia do documento, clique nos três pontinhos do menu.
  • Depois, clique na opção “Histórico de Versões”.
  • Escolha a versão que você deseja restaurar, coloque o mouse sobre ela e clique na setinha para baixo.
  • Depois em “Restaurar” e “OK”.

ATENÇÃO: Ao restaurar uma versão, ele a substitui pela anterior, por isso, é importante você fazer uma cópia do documento.

Confira no vídeo abaixo todos os detalhes dessa dica!

 

Que achou desses vídeos que ensinam como funciona o OneDrive?

Se tiver mais alguma dúvida, envie sua pergunta para nós nos comentários!

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