Google Drive: como usar offline e muitas outras dicas
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Muitas pessoas tem acesso ao Google Drive, mas como usar adequadamente, você sabe?

As formas que cada pessoa pode ter para organizar ou como criar uma pasta no Google Drive podem variar, mas pode ser que muitos não usem todos os recursos disponibilizados pela Google para organização e maior produtividade no Drive.

Por isso, nesta postagem, vamos apresentar 4 dicas sobre o Google Drive, como usar o drive offline , gerenciar documentos e muito mais. 
 
  1. Estrutura, como criar uma pasta no Google Drive e alterar seu nome
  2. Google Drive: como usar e organizar documentos
  3. Como usar o Google Drive para dar cor as pastas
  4. Como usar Google Drive Offline

Veja também: Todos os aplicativos do Google trazem produtividade?

GOOGLE DRIVE: como usar

1- Estruturando suas pasta no Google Drive

A dica  é sobre a importância da estrutura da sua pasta.
 
Para manter a organização é indispensável que exista uma estrutura limpa e única em todo o seu Drive.
 
Um jeito simples de fazer isso é organizar as pastas e documentos do Google Drive por categorias e colocar subcategorias dentro destas pastas, para cada aspecto desta categoria.
 
Por exemplo, criar uma pasta no Google Drive chamada “Pagamentos” e dentro da pasta pagamentos criar sub-pastas como “Fornecedores locais” e “Outros fornecedores” e dentro de cada uma dessas, colocar os meses do ano “Janeiro”, “Fevereiro”.
 
É importante lembrar que as categorias e subcategorias de pastas vão depender do tipo de documento que cada um trabalha, esse é apenas um exemplo.
 
Uma dica interessante é ter uma pasta geral “Sem categoria” para aqueles arquivos que não se encaixam em nenhuma pasta criada.
 
Veja um exemplo de como pode ficar:
 
Google drive como usar
 
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Outras 2 dicas importantes de como usar o Google Drive:

  • Como criar uma pasta no Google Drive: o jeito mais fácil de fazer isso é clicar em My Drive e, quando o menu suspenso aparecer, clicar em “New Folder”. Pronto, a pasta foi criada!
  • Como altera uma pasta no Google Drive: ainda mais fácil. Clique com o botão direito do mouse sobre a pasta, selecione “Rename” e digite o nome que quiser dar a pasta no retângulo que vai aparecer!

Viu como é fácil usar o Google Drive?

2- Google Drive: como usar e organizar documentos

Achar um documento pela data de criação o Google Drive pode acabar sendo complicado, pois alguns códigos da pesquisa avançada são necessários para isso.

Porém, achar um documento pela sua data de criação pode ser muitas vezes útil e intuitivo e, por isso, deve ser considerado um item importante ao escolher o nome do arquivo.

A nossa dica de como usar o Google Drive para isso é manter a excelência na organização e na agilidade na hora de encontrar os arquivos.  Todos os documentos do Google Drive devem ser nomeados da seguinte forma:

 
[DataDeCriação] NomeDoArquivo
 
Por exemplo: um fornecedor que tivesse sido pago em 05 de maio teria o nome do seu arquivo [05.05] EmpresaX.
 
Para renomear um documento, clique com o botão direito em cima dele e então vá em “Renomear…’.
 
Veja um exemplo de como pode ficar:
 
Google drive como usar
 
 

3- Como usar o Google Drive para dar cor as pastas

Para continuar a nossa séria de dicas sobre organização de arquivos no nuvem com o Google Drive falaremos sobre como dar cor a sua plataforma!

Pode ser que poucas pessoas usem ou até mesmo saibam, mas o Google Drive tem um incrível recurso de adicionar cores as suas pastas, agilizando ainda mais o seu tempo para achar arquivos.

A dica que damos é utilizar uma cor para cada pasta, conforme a dica que demos sobre como criar uma pasta no Google Drive e criar uma estruturas de arquivos em cada sub-pasta (ou sub-categoria).

Utilize uma variação da cor da pasta ‘mãe’. Dessa forma, mesmo que as pastas tenham o mesmo nome “Abril”, você saberá pela cor a que categoria e sub-categoria ela se refere.

Usando o nosso exemplo anterior, pela cor você saberá se aqueles são os pagamentos de um fornecedor local ou de outro fornecedor.

Para alterar uma pasta no Google Drive quanto a sua cor, vá na seta ao lado do nome da pasta e clique na opção “Alterar cor/’.

Veja um exemplo de como pode ficar:

Google drive como usar

 

4- Como usar Google Drive Offline

Falhas na internet, falta de energia ou voos longos não atrapalham mais a sua produção, com o Google Drive você pode criar e editar documentos mesmo quando estiver desconectado!
 
Basta ativar o modo offline e continuar trabalhando mesmo quando não houver conexão. Quando você se reconectar, todo o seu trabalho será automaticamente sincronizado!
 
Para ativar o Google Drive offline, basta clicar no símbolo da engrenagem no canto superior direito do seu Google Drive, depois selecione a opção Configurações e marque a caixa ao lado de Offline!
 
Veja como fazer:

 

Google drive como usar

 

 


 

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