6 dicas práticas de gestão de arquivos e documentos
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Gestão de arquivos e documentos ao sair de férias

As férias são uma ótima oportunidade de refletir sobre o seu ano e passar tempo com a família, não acha? Mas você pode acabar se estressando se não programar direito sua viagem ou esquecer de comprar os itens para a Ceia de Natal!
 
Nesta época de férias, tente estas seis dicas de gestão de arquivos e documentos e usa o Google Drive para se manter tranquilo, conectado, e, acima de tudo, feliz.
 

30 dicas matadoras do G Suite

 
 

1- Organize primeiro o básico

Está com problemas para organizar todos os itinerários das viagem e voos? Ou está precisando de um espaço único para armazenar fotos de uma viagem em família?
 
Com o Google Drive, você pode organizar seu material de forma centralizada em pastas, assim fica muito fácil achar o que você precisa, na hora que você quiser.
 
Para criar uma pasta, clique em ‘Novo’ no canto superior esquerdo do Drive, escolha ‘Pasta’, e digite um nome para ela. De lá, você pode arrastar e soltar seus arquivos ou clique com o botão direito em um arquivo e escolha ‘Mover’ para adicioná-lo a uma pasta. Assim você não vai mais perder tempo procurando suas fotos e documentos.
 

2- Compartilhe arquivos rapidamente com toda sua família

Tem uma receita de bolo e quer compartilhar com toda a família? Usando o Google Drive fica fácil, basta escolher com quem quer compartilhar e todos verão a receita na hora! E você ainda pode decidir quem pode editar, fazer comentários ou simplesmente ver o documento.
 
Para compartilhar a sua receita (ou qualquer outro arquivo), selecione o documento, clique no ícone ‘Compartilhar’ e adicione os endereços de e-mail das pessoas com quem você deseja compartilhar.
 
Depois basta escolher, à partir do menu, que nível de acesso você quer dar as pessoas. Depois é só ver quem faz o bolo mais gostoso!
 

3- Não gaste espaço com anexos em seus e-mails

Ao enviar convites para festa anual de sua família com o Gmail, você também pode adicionar um arquivo grande, como um vídeo que você montou especialmente para a ocasião.
 
Adicionando o arquivo a partir do Drive você evita de usar o espaço de armazenamento no Gmail e lhe permite controlar quem tem acesso ao arquivo que você incluiu.
 
Ao escrever um e-mail no Gmail, você pode adicionar um arquivo a partir do Drive, a qualquer momento, clicando no ícone do Drive na parte inferior do e-mail e escolhendo um arquivo para adicionar.
 
Agora todos podem ver que o vídeo mostrando suas habilidades inigualáveis na cozinha!
 

4- Ficou sem internet? Não se preocupe!

Relaxando com a natureza esse fim de ano? Isso não significa que você não vai ser capaz de ver as suas fotos, ler o que precisa ou fazer a gestão de arquivos e documentos. Antes de perder o acesso a sua conexão com a Internet, basta conectar-se ao seu navegador Chrome e visitar drive.google.com.
 
Dessa forma, a qualquer hora que você estiver sem internet, você pode simplesmente voltar para Drive e você vai poder ver seus arquivos no modo offline.
 
Você pode até mesmo editar os seus documentos do Google Documentos, Planilhas e Apresentações offline, e todas as mudanças que você fizer vão ser guardadas para quando a sua conexão com a internet voltar.
 
Dessa forma, você pode desfrutar do fim de ano sem se preocupar.
 

5- Tenha fotos da família e listas de compras em todos os dispositivos

Se você está na sua sala de estar ou na festa de natal, em seu laptop ou telefone, você nunca vai ficar sem mostrar suas fotos preferidas.
 
Você pode fazer o download do aplicativo Google Drive  para o seu dispositivo Android ou iOS e tenha todos os seus arquivos disponíveis no seu telefone ou tablet, mesmo que esteja offline.
 
No seu Mac ou PC, instale o software para sincronização com o Drive. Chromebooks já fazem isso de forma automática e todos os seus documento são armazenados e ficam disponíveis a partir de qualquer lugar com segurança.
 

6- Digitalize os recibos das compras de fim de ano

Não apenas recibos, mas este recurso permite fazer a gestão arquivos e documentos de qualquer tipos, transformando papel em dados digitais.
 
Pode ser difícil manter o controle de todos os seus recibos quando você está no shopping fazendo compras de fim de ano.
 
Com o aplicativo Google Drive para Android, você pode digitalizar todos os seus recibos, de modo que você pode facilmente organizá-los quando chegar em casa.
 
Para digitalizar um recibo ou outro arquivo, abra o aplicativo do Drive, clique no sinal de mais (+) no canto inferior direito, e clique em ‘Scan’.
 
Você pode, então, verificar o item com a câmera do seu telefone e ele é imediatamente enviado para o seu Drive. E com isso, não há mais caixas de recibos para ocupar espaço!
 

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