5 maneiras de tornar a comunicação eficiente em sua empresa
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Comunicação eficiente é chave para o sucesso de qualquer negócio.

Atualmente, a transformação digital trouxe uma série de soluções e novidades tecnológicas que permitem que sua empresa se comunique de forma eficiente, com menos custos e muito mais produtividade.

Mas você sabe mesmo como usar o melhor da tecnologia para tornar a comunicação em sua empresa mais eficiente?

Para ajudar você, selecionamos neste post 5 maniras práticas e ágeis de conseguir isso.

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5 maneiras de conseguir comunicação eficiente em sua empresa

1- Cooperação é diferente de colaboração

Este é um erro muito comum que pode ser resolvido com comunicação eficiente e o auxílio da tecnologia.

Cooperar significa oferecer o que os outros precisam, informação, por exemplo, na hora em que a solicitam.

Mas colaborar significa algo mais: “trabalhar juntos”. Isto é: cada indivíduo ou departamento não fica isolado e pede informações ou ajuda esporadicamente. Eles devem se reunir, para:

  1. Identificar o que deve ser feito
  2. Definir as etapas do projeto que será desenvolvido de forma colaborativa
  3. Colaborar em um espaço de trabalho conjunto

É nesse momento que e tecnologia vem em auxilio da colaboração.

Trocar e-mails pedindo informações a todo instante é uma típica ação cooperativa.

A colaboração acontece quando é possível contar com um espaço colaborativo de troca de informações, com um Drive Compartilhado onde toda a informação necessária sobre o projeto está disponível para todas os envolvidos, por meio de login e senha.

Além disso, se necessário, é possível trabalhar de forma colaborativa, com mais de uma pessoa editando um mesmo documento ao mesmo tempo, seja uma planilha, um arquivo de texto ou uma apresentação de slides, em tempo real.

Saiba mais: 8 dicas especiais para usar o aplicativo Google Drive

2- Cada dispositivo tem sua função

Smartphones, tablets, notebooks, desktops e tantos outros dispositivos, móveis ou não, são de suma importância para uma comunicação eficiente.

Mas devem ser usados de uma forma racional.

Na hora de usar o desktop, foco total na tarefa! Se necessário, desabilite todas as notificações, para evitar distrações, e reative-as depois da tarefa concluída.

O smartphone, por exemplo, não é exatamente o melhor dispositivo para responder e-mails. Por que não desativar essas notificações e se voltar apenas para outros tipos de mensagens, próprias para este tipo de aparelho?

Para contar sempre com os melhores dispositivos em sua empresa, conheça o DaaSVocê sabe o que é Desktop as a Service? Uma maneira de reduzir custos de TI em 25% 

3- Use softwares específicos para funções específicas

Planilhas são excelentes formas de organizar informações e compartilhá-las.

É possível até criar filtros e incorporar fórmulas para realizar diversas atividades, desde a gestão financeira até a de estoques e mesmo de pessoal.

Mas para uma comunicação eficiente, chega um ponto em que a empresa cresce e atinge um grau de complexidade em que é necessário utilizar softwares desenvolvidos especialmente para determinadas tarefas.

Um CRM, por exemplo, será muito mais eficiente e disponibilizará informações bem mais atualizadas e de fácil acesso para suas equipes de marketing e vendas do que uma planilha.

A tecnologia deve ser usada para facilitar a comunicação entre as pessoas, utilizando-se os melhores recursos disponíveis para isso.

Veja como um CRM pode ajudar seu negócio: Conceito de CRM na era da mobilidade 

4- Comunique-se cara a cara com colegas distantes

Quando se fala em videoconferências para gerar uma comunicação eficiente no local de trabalho, muito associam isso ao home office.

Na verdade, essa é uma prática que pode ser adotada em seu ambiente de trabalho para permitir reuniões em que as pessoas possam se expressar com mais facilidade.

A transmissão de ideais de forma não verbal pelas pessoas, segundo estudos de Ray Birdwhistell, professor da Universidade de Pennsylvania, são fundamentais para uma comunicação eficiente.

Para ele, as palavras correspondem a apenas 35% do significado de uma conversa, enquanto os outros 65% são transmitidos de forma não verbal.

Ao analisar esses dados, fica claro que vale a pena investir em uma tecnologia de videoconferência para fazer reuniões importantes, facilitando a comunicação de participantes que se encontram distantes. 

Além disso, economizasse muito em transporte e principalmente em tempo de deslocamento.

Veja mais: Hangouts Chat e Meet: um Hangouts totalmente novo e ainda melhor!

5- Única fonte da verdade

Softwares capazes de organizar a informação e compartilhá-la de forma prática e ágil são de extrema importância para quem quer contar com uma comunicações eficiente em sua empresa.

ERPs, CRMs e mesmo Drives Compartilhadas garantem que a informação usada pela equipe de vendas será a mesma que a equipe de marketing ou de finanças.

Empresas em que cada departamento têm suas próprias planilhas, mantidas no computador do “chefe”, acabam não trocando dados valioso. Dessa forma, complicam em muito a tomada de decisão e a agilidade dos processos.

Saber qual é a última versão da informação, confiável e obtida em tempo real, é a única forma de manter todos os colaboradores bem informados para desempenharem suas funções com mais confiança e assertividade.

 Saiba mais: O que é ERP e CRM – mais produtividade e vendas em sua empresa

A Saftec acredita que comunicação eficiente, principalmente a interna, é fator fundamental de sucesso para qualquer negócio. Por isso, presta um serviço de Cloud Advisor para ajudar as empresas a usarem a tecnologia para se comunicarem cada vez melhor.

Confira este case em que uma das maiores fabricantes de motores do mundo trocou o envio de e-mails com planilhas pela disponibilização de um Drive Compartilhado e o Google Sheets para os colaboradores que precisam dessas informações: Fabricante aprimora processo de criação de relatórios

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