Checklist: como escolher ferramentas de comunicação interna
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Atualmente, gestores e empreendedores não dispõem de muito tempo sobrando. Por isso, tomar decisões com agilidade e assertividade é fundamental.

Para auxiliar esses profissionais na hora de escolher as melhores ferramentas de comunicação interna para gerenciar seus negócios e se conectar com suas equipes, criamos um checklist com 5 perguntas que vai facilitar muito esse trabalho. Aproveite!

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5 perguntas para definir as melhores ferramentas de comunicação interna para sua empresa

1- Qual o organograma de sua empresa?

Não adianta querer empregar as mais modernas ferramentas de comunicação interna se sua empresa tem uma estrutura organizacional rígida, cheia de níveis e baseada em funções.

Nesse caso, o velho e bom e-mail vai se manter ainda por muito tempo comandando as relações de comunicação, com seus fluxos lentos e burocráticos e dificuldade de compartilhamento de anexos atualizados.

Mas mesmo neste tipo de organização, que gosta de centralizar informações, ao menos um drive compartilhado pode ser possível implementar, exatamente sob o pretexto que unifica a fonte de dados.

Sobre o fato de que além de centralizar ele também torna as informações transparentes para todos, isso pode causar algum atrito, mas já é um começo de conversa.

Já em empresas baseadas em uma estrutura de projetos, não há dúvidas: ferramentas de gestão de equipes (e projetos, é claro) com o Trello, Asana e Basecamp, podem ser bastante úteis.

E se a organização, além de focada em projetos, tiver um perfil bem horizontal, com pouca hierarquia, um drive compartilhado (novamente) e documentos editáveis colaborativamente, como os do G Suite, cairão como uma luva.

Junte a eles apps como o Hangouts, WhatsApp e Slack e você vai trazer muito mais dinamismo e um fluxo de informações ágil para o negócio.

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2- Qual o nível geral de conhecimento de TI na empresa?

Isso pode ser um limitador do tipo de ferramenta para comunicação interna que mais engajará os colaboradores.

Nesse caso, caso seja realmente necessário implementar algumas delas para o sucesso do negócio, um processo de transformação digital terá que ser iniciado, com treinamentos e palestras.

Enquanto isso não ocorre, apps de uso mais intuitivo, como o Trello, e ferramentas de comunicação interna que muitas vezes os colaboradores já utilizam, como planilhas compartilhadas, o próprio WhatsApp e até versões internas de mídias sociais, como o G+ Corporativo, podem ser o pontapé inicial rumo à transformação digital.

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3- Qual o core business da organização?

Trata-se de uma empresa de distribuição, representação comercial, revenda ou varejo; uma indústria de transformação; uma prestadora de serviços B2B ou B2C, ou até mesmo uma empresa que fornece Softwares como Serviços por Assinatura, as chamadas de SaaS?

Dependendo da atividade fim da empresa, diferentes ferramentas de comunicação interna serão prioritárias.

Um sistema de CRM pode ser fundamental em empresas de varejo, ou SaaS, por exemplo, para potencializar a comunicação entre as integrantes das equipes de marketing e vendas e, é claro, entre elas.

Por outro lado, empresas que precisam prestar serviços de alta qualidade e indústrias de transformação podem optar por uma ferramenta de comunicação interna mais focada em gestão de processos e redução de custos operacionais, como um ERP, que integra os sistemas da empresa como um todo.

No fundo, organizações com recursos suficientes deveriam operar os dois sistemas de forma integrada.

O sistema de CRM mais usado no mundo é o Salesforce.

Saiba mais sobre ele e seu uso na prática: Caso de sucesso Magnum Tires | Salesforce

4- Quanto a empresa pode investir?

Não estamos falando aqui só de aquisição, mas também de manutenção das ferramentas para comunicação interna.

Fazer backups, atualizações, contar com suporte, tudo isso deve ser levado em conta.

É por isso que cada vez mais soluções do tipo SaaS, muitas delas, inclusive, com versões Freemium – com menos funcionalidades, mas gratuitas – estão cada vez mais sendo usadas pelas empresas.

5- Permite acesso remoto e usa a computação em nuvem?

Se a gente for pensar bem, esta deveria ter sido a primeira de todas as perguntas acima, não é mesmo?

Mas deixar esta pergunta para o final, na verdade, foi proposital.

Depois de tudo o que falamos e citamos, não é nem preciso falar na segurança dos dados em um servidor administrado pelo Google, na possibilidade de home office e comunicação em trânsito entre tantas outras vantagens.

Isso já ficou mais do que claro para você como elemento fundamental para qualquer ferramenta de comunicação interna.

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